Hier treft u klantverhalen aan die u een beeld geven van de huidige gebruikers van TTP-software.

Marcel Schopman, directeur van de Sichting Nationaal Muziekinstrumenten Fonds vertelt in het volgend interview waarom hij erg tevreden is met het door To the Point Software voor het NMF op maat gemaakte databasesysteem.

Waarvoor gebruik je de met behulp van filemaker ontwikkelde databases in de dagelijkse praktijk het meest?
Voor de donatiemodule. Ik ben natuurlijk veel bezig met inkomsten verwerven en het is natuurlijk wel een mooi systeem om te zien wie wat en wanneer heeft gedoneerd. Daarnaast natuurlijk dagelijks ons telefoonboek en adressenbestand.

Hoe belangrijk zijn de databases voor het NMF?
Je raakt gewend aan de aanwezigheid van het systeem en je denkt dat je niet meer zonder kunt. Dat is misschien een beetje overdreven, maar het is wel zo dat als de Filemaker-databases het niet meer doen, iedereen denkt: benen op de stoel of de kroeg in en een pilsje drinken... Ik dank God op mijn blote knieën dat het systeem er is. Het is wel soms moeilijk om aan andere mensen uit te leggen hoe veel waard het is en wat je er allemaal mee kan. Er was bijvoorbeeld een accountant die tegen me zei: “waarom koop je toch niet een bekend boekhoudprogramma..” - maar de boekhouding is nog maar een onderdeel van het gehele systeem! We kunnen niet meer zonder.

Kun je de drie punten aangeven die je ervaart als meest sterke punten van de databases van het NMF?

1. Het systeem is erg flexibel. Alles wat wij eigenlijk willen in het systeem kan gemaakt worden en dat kan zelfs ook nog redelijk snel. Ik bel To the Point Software gewoon even of stuur een mailtje. Er is altijd wel een oplossing te vinden, het is ook prettig dat er altijd aanpassingen gemaakt kunnen worden. Uiteraard moet je soms een afweging maken tussen de kosten van de aanpassing en de noodzaak ervan.
2. Het is hartstikke compleet. Het is echt een compleet systeem voor onze hele organisatie en financiën, we hoeven niet nog een ander systeem te gebruiken.
3. Sommige onderdelen vind ik erg vriendelijk in het gebruik en andere wat minder. Zo is de module Correspondentie een godsgeschenk: sinds we dat onderdeel hebben kunnen we niet meer zonder. Je hebt alle correspondentie met één persoon bij elkaar.

Kun je daarnaast punten aangeven die je als zwak of onvoldoende ontwikkeld ervaart?

1. Sommige schermen zijn niet meer zo overzichtelijk. Het gevaar bij een dergelijk complex systeem is dat de tuin waar eerst bloemen en planten in zijn gezet, als je niet uitkijkt, tot een oerwoud uitgroeit. Daarom denk ik soms, kan hier niet wat in gesnoeid worden.
2. Het programma is niet overal even visueel aantrekkelijk. Mensen zijn tegenwoordig erg visueel ingesteld en het programma zou wat dat betreft wel wat kunnen worden verbeterd en gemoderniseerd.

Hoe ervaar je de mogelijkheid om, van buiten het kantoor, in te bellen om de filemaker databases te gebruiken?
Dat doe ik niet, maar ik ben wel de enige binnen kantoor die dat niet doet. Iedereen kan vanuit huis bij ons inbellen, en mijn collega's vinden dat ook heel prettig. Maar zelf wil ik niet thuis ook nog eens aan het werk zijn. Frits werkt een dag in de week thuis en Manon ook, en dan is het geweldig dat je van huis uit in de databases kunt werken.

Het laatste onderdeel dat is ontwikkeld is het evenementenbeheersysteem. Hoe wordt het gebruik daarvan ervaren?
Dat was natuurlijk nodig omdat wij een hele nieuwe activiteit gingen ontwikkelen. We zijn zestig concerten per jaar gaan organiseren, waar we er vroeger drie deden en daar hoefden we toen geen systeem voor te hebben. Nu gaat het ook om andersoortige activiteiten waarbij ook kaartverkoop plaatsvindt en registratie van donateurs, en ik vind het belangrijk om dat goed te kunnen evalueren. We doen het om er iets uit te halen zodat we de ontwikkelingen kunnen kwantificeren en dat kun je niet op kladjes papier. Ik wil gewoon weten wat er gebeurt. Daarnaast bevat het systeem nu ook een artiestenadministratie om hen te kunnen contracteren en betalen. Ik ben er van overtuigd dat zonder dat systeem we de bietenbrug op gegaan waren. Dit was echt een bittere noodzaak dat een goed systeem in huis haalden om zoveel concerten per jaar te kunnen organiseren.

Met de laatste versie van FileMaker (versie 9.0) kan een koppeling worden gemaakt met SQL-databases die aan de website zijn gekoppeld. Het NMF had enige tijd geleden plannen in die richting.
Dat is inderdaad een van de dingen die ik jammer vond, dat we aan de ene kant een website hebben met een database waar gegevens van de mensen die zich aanmelden in terechtkomen, en aan de andere kant Filemaker bij ons op kantoor. Het zou ons grote voordelen kunnen opleveren als deze twee databases gekoppeld zouden kunnen worden. We hebben dus inderdaad nog steeds plannen in die richting. Het is daarom goed om nu te horen dat die mogelijkheid er is! Ik zou daarom zeker graag met je van gedachten wisselen welke nieuwe mogelijkheden hierdoor worden gecreëerd. Dan kunnen we daarna met elkaar een plan van aanpak ontwikkelen voor het technisch doorvoeren daarvan.